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E-Mail Vorlagen: So erleichtern Sie Ihre Bewerberkommunikation

Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, wie Sie Ihren Aufwand in der Bewerberkommunikation verringern können? Wie können Sie E-Mails schneller erstellen und versenden? In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, wie sehr eine gelungene und passende E-Mail Vorlage Ihren Prozess erleichtern kann.

Wenn Sie im HR-Bereich tätig sind, haben Sie eine Vielzahl an Aufgaben. Besonders wenn Ihre HR-Abteilung sehr klein ist oder Sie alleine sind, kennen Sie sicher das Problem, dass Sie gar nicht wissen, wie Sie über alle administrativen Aufgaben Herr werden sollen. Neben internen Mitarbeiterangelegenheiten, wie beispielsweise Zeugnisse schreiben, Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen usw., stellt die Rekrutierung nur einen Teil des Aufgabenspektrums dar. Und dennoch erwartet die Fachabteilung von Ihnen, dass Sie schnell die passenden Kandidaten liefern. Diesem wichtigen Teil kann nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt werden. 

Wenn Sie E-Mail Vorlagen in Ihrem System hinterlegt haben, wird Ihnen der Aufwand genommen, für jede E-Mail eine neue Formulierung zu finden. Solche Vorlagen bieten sich beispielsweise für das Nachfordern von Unterlagen, Zwischenbescheide, Einladungen zum Interview, aber auch für Absagen an. Eine Vorlage bietet bei solchen wiederkehrenden Fällen eine enorme Zeitersparnis.

Sollten Sie diese Vorlagen dann zusätzlich noch mittels einer Stapelverarbeitung verschicken, sparen Sie sich einen weiteren großen zeitlichen Aufwand.

e-mailvorlagen

 

Für die folgenden Beispiele sollten Sie eine Vorlage anlegen:

Eingangsbestätigung

Geben Sie Ihren Kandidaten schnellstmöglich eine Rückmeldung. Eine solche E-Mail können Sie mit einer Recruiting Software automatisch verschicken.

Unterlagen nachfordern

Falls Sie weitere Unterlagen des Bewerbers benötigen, müssen Sie diese nachfordern. Auch hierfür sollten Sie eine Vorlage erstellen, weil dies häufig vorkommen kann.

Einladung Telefoninterview, Vorstellungsgespräch, Vertragsverhandlung

Auch die Einladungen zu einem Telefon Interview, einen Vorstellungsgespräch oder zur Vertragsverhandlung sollten Sie einmal formulieren und als Vorlage speichern.

Zwischenbescheid nach Interview / ohne Interview

Halten Sie Ihre Kandidaten über den Verlauf der Bewerbung auf dem Laufenden. Hierfür sollten Sie Vorlagen erstellen.

Stelle schon besetzt – Einladung Talent Pool

Falls die Stelle bereits besetzt ist, sollten Sie die geeigneten Kandidaten nicht einfach gehen lassen, sondern Ihnen die Möglichkeit geben, sich in einen Talent Pool einzutragen. Lesen Sie hier, was ein Talent Pool ist.

Absage allgemein / Initiativbewerbung

Auch für eine Absage sollten Sie eine Vorlage erstellen. Allerdings sollte diese so formuliert sein, dass Sie dem Bewerber trotz der Absage eine positives Erfahrung bereiten. Lesen Sie hier, was Sie bei der Formulierung einer Absage beachten sollten.

Screenshot E-Mail versenden

 

In einer modernen Recruiting Marketing Software wie Talention können Sie Bewerber direkt aus dem Bewerberprofil anschreiben. Mit wenigen Klicks haben Sie eine personalisierte E-Mail aus Ihren gespeicherten Vorlagen erstellt. Das System übernimmt automatisch die passende Anrede mit Nachnamen und Stellenanzeigen-Bezeichnung. Individuelle Anpassungen können Sie zusätzlich in der E-Mail ergänzen. Die E-Mail enthält Ihre eingestellt Signatur, wirkt authentisch und in jedem Fall induividuell. Der große Vorteil, nachdem Sie die E-Mail verschickt haben ist dazu, dass diese Kommunikation zum Kandidaten in der Historie gespeichert wird und somit einfach nachzuvollziehen ist.

Laden Sie sich hier Ihre kostenlosen E-Mail Vorlagen herunter.

Gerne zeigen wir Ihnen in einer kostenlosen Demo weitere Beispiele und wie die Umsetzung für Ihr Unternehmen aussehen kann. Hier können Sie eine kostenlose Demo anfordern.

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Themen: Recruiting