Ob Kandidaten im Recruitingprozess gute oder eher schlechte Erfahrungen machen, hängt ganz davon ab, wie sehr Sie die gesamte Bandbreite zur Kontaktaufnahme mit diesen nutzen.
Sobald Sie erkennen, an welchen Punkten die Kommunikation mit den Kandidaten tatsächlich nötig ist, werden Sie in der Lage sein, den Interaktionsfluss zu optimieren. Auf diese Weise erreichen Sie, dass die Jobinteressenten das Zusammenspiel mit Ihrem Unternehmen als positive Erfahrung werten.
Es gibt viele Bereiche, wo sich diese Kommunikation verbessern lässt. Es gibt jedoch nur ein einziges Verfahren, mit dem einen positiven Eindruck auf Bewerbungskandidaten gezielt optimieren kann: Kommunikationslücken schließen. Dieses Konzept ist aus Gesprächen hervorgegangen, die Ed Newman (Mitbegründer des Candidate Experience Awards) mit Bewerbern geführt hat, und ist im Grunde eine sehr simple Formel. Jede Handlung, die ein Kandidat während der Bewerbungsphase vornimmt, erfordert eine Gegenhandlung als Reaktion des Arbeitgebers. Lücken im laufenden Kommunikationszyklus werden somit geschlossen.
Einige Beispielsszenarien
Um dieses Konzept etwas eingehender zu erläutern, sind untenstehend einige Beispielsszenarien aufgeführt. Diese kommen im laufenden Bewerbungsverfahren Ihres Unternehmens womöglich bereits vor und lassen sich anhand der Beispiele korrekt auflösen:
- Aktion: Ein Kandidat hat soeben seine Bewerbung eingereicht.
=> Reaktion: Jeder Kandidat sollte eine Bestätigung über den Eingang der Bewerbungsunterlagen erhalten (mit dem Hinweis bezüglich des zu erwartenden Bearbeitungszeitraums). Dies lässt sich mithilfe der meisten ATS-Systeme als Email automatisieren.
- Aktion: Ein Kandidat reicht seine Bewerbung ein.
=> Reaktion: Der Kandidat sollte, telefonisch oder per E-Mail, über die getroffene Entscheidung benachrichtigt werden (ganz gleich, ob er zum persönlichen Gespräch geladen wird oder aber eine Absage erhält).
- Aktion: Ein Kandidat stellt sich dem persönlichen Gespräch.
=> Reaktion: Jeder Kandidat, der zum persönlichen Gespräch geladen wird, sollte im Anschluss telefonisch kontaktiert werden, sei es, um ihn über das weitere Vorgehen aufzuklären oder ihm an diesem Punkt eine Absage zu erteilen. Dies sollte nach jeder einzelnen Bewerbungsstufe geschehen.
- Aktion: Ein Kandidat bekommt die in Aussicht gestellte Stelle.
=> Reaktion: Denken Sie auch an die Kandidaten, die es zwar in die letzte Bewerbungsrunde geschafft haben, doch nicht für die ausgeschriebene Stelle berücksichtigt wurden. Rufen Sie diese an, um deren Interesse an anderen Karrieremöglichkeiten sondieren zu können. So haben Sie die Möglichkeit, diese Kandidaten bereits in eine engere Auswahl zu nehmen, falls in der Zukunft ähnliche Stellen ausgeschrieben werden.
- Aktion: Ein Kandidat entscheidet sich dafür, in Ihr Talent-Netzwerk (Talent-Pool) aufgenommen zu werden, um neueste Meldungen Ihrer Firma zu bestehenden Jobmöglichkeiten zu erhalten.
=> Reaktion: Kandidaten, die in Ihr Talent-Netzwerk aufgenommen werden, sollten gezielte Updates erhalten, die sich an deren Interessen und Fähigkeiten orientieren. Dies sollte außerdem immer rechtzeitig erfolgen.
- Aktion: Ein Kandidat sendet eine E-Mail an die Bewerbungsauskunft oder reagiert auf Ihr Rekrutierungsprofil auf einem sozialen Netzwerk.
=> Reaktion: Der Kandidat sollte von jemandem aus dem Rekrutierungsteam eine möglichst zeitnahe Antwort erhalten. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, Mitarbeiter für die Pflege zu vieler solcher Portale (Soziale Netzwerke, Blogs, etc.) aufzubringen, sollten diese Option auch nicht anbieten.
Es ist also sehr einfach. Für jede Aktion eines Kandidaten sollte das Unternehmen im Gegenzug eine entsprechende Reaktion bereithalten. Schauen Sie sich genau den derzeitigen Stand im Recruitingprozess an, vor allem die Rückmeldungen, die Sie jetzt gerade bzw. am Ende einer jeden Bewerbungsrunde aussenden. Achten Sie darauf, den Kandidaten nicht das Gefühl zu vermitteln, in Vergessenheit zu geraten.
Schließen Sie stattdessen jede bestehende Kommunikationslücke, und Sie werden sehen, wie sich dies mit Sicherheit positiv auf den Bewerbungsfluss insgesamt auswirken wird. Machen Sie es sich dabei aber nicht zu leicht, sondern stellen Sie sicher, dass Sie die Auswirkungen dieser Maßnahmen anhand von HR-Kennzahlen auch dokumentieren.
Für mögliche Kandidaten ist es äußerst frustrierend, wenn sie während der Bewerbungsphase im Unklaren darüber belassen werden, was mit ihren Unterlagen oder Bewerbungsgesuchen geschieht. Je mehr Sie dies also vermeiden, umso mehr werden die Kandidaten den Recruitingprozess in Ihrem Unternehmen als positive Erfahrung in Erinnerung behalten.
