Übersicht: Das gibt es bei Bewerbungsunterlagen zu prüfen

Die wenigsten Personaler haben die Zeit dafür, Anschreiben detailliert zu analysieren: Gerade einmal 5 Minuten verbleibt es den Meisten. Umso wichtiger ist es, dass Sie wissen, wonach Sie suchen müssen und wie Sie die Unterlagen bewerten. Dieser Artikel greift Ihnen dabei unter die Arme! Hier finden Sie eine kurze Übersicht über alles, was bei Bewerbungsunterlagen geprüft werden kann!

Bei der Auswahl der Kandidaten, die Sie zu einem ersten Interview (Telefon oder in Person) einladen, möchten Sie natürlich vor allem vielversprechende Kandidaten einladen. Aber woran kann man das festmachen? Tatsächlich gibt es eine Vielzahl von Kriterien, die betrachtet werden können. Dabei obliegt es letztlich an Ihnen, welche für Ihr Unternehmen und die ausgeschriebene Position am bedeutendsten sind. Daher ist es wichtig, dass Sie sich vor Bearbeitung der Bewerbungen vor Augen führen, was für Kompetenzen, Erfahrungen oder auch Persönlichkeitseigenschaften der neue Wunschkandidat mitbringen sollte.

Was es bei Bewerbungsunterlagen zu prüfen gibt in einer Übersicht:

Im Großen und Ganzen:

Das Gesamtbild einer Bewerbung kann bereits viel über den Kandidaten verraten! Diese Faktoren können Sie an dieser Stelle genauer unter die Lupe nehmen:

• Vollständigkeit: Sind alle wichtigen Unterlagen vorhanden? Dazu zählen beispielsweise Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, etc., es sei denn Sie verzichten explizit auf bestimmte Unterlagen (wie z. B. das Anschreiben). Achten Sie auch darauf, ob die Angaben in der Bewerbung vollständig sind, wie zum Beispiel die Anschrift.

• Bewerbungsfoto: Ein Bewerbungsfoto muss heute zwar nicht mehr mit einer Bewerbung eingereicht werden, dennoch verzichten nur wenige Kandidaten darauf. Anhand dieses Fotos können Sie auch Bewertungen vornehmen: Was trägt der Kandidat für Kleidung (Ein Kapuzenpullover wäre beispielsweise für eine Bewerbung im Bankenwesen unpassend)? Wo ist das Foto gemacht wurden (im Foto-Automaten oder professionell im Studio)?

• Vorgaben: Hat sich der Kandidat an die in der Stellenanzeige gewünschten Vorgaben gehalten? (z. B. Gehaltswunsch, frühester Eintrittstermin)

• Im Vergleich: Wie wirkt die Bewerbung im Vergleich zu anderen eingegangen Bewerbungen, die für die Vakanz eingegangen sind?

• Sprache, Rechtschreibung, Grammatik: Für manche Berufe sind diese Kriterien wichtiger und für andere weniger bedeutend. Beurteilen Sie, ob die Bewerbung gut lesbar ist und keine grammatikalischen oder sprachlichen Fehler vorhanden sind. Auch nach Rechtschreibfehlern können Sie die Augen offen halten. Je nachdem sollten Sie jedoch nicht zu streng sein: Ein kleiner Fehler passiert selbst den Besten!

• Individuell? Sind die Bewerbungsunterlagen auf Sie zugeschnitten? Beziehen sich die Unterlagen (vor allem das Anschreiben) auf Ihr Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle? Wurde der richtige Ansprechpartner verwendet?

• Fehler: Finden Sie zahlreiche Fehler (Grammatik, falscher Ansprechpartner, etc.), kann das bedeuten, dass der Kandidat sich nicht wirklich Mühe gegeben hat und die Bewerbung nicht ernst nimmt. Entscheiden Sie, welche Fehler Sie durchgehen lassen und welche nicht.

• Design: Für manche Berufe, wie z. B. für Mediendesigner, kann das ein ausschlaggebender Aspekt sein. Aber auch für andere Berufe kann das Design zeigen, ob sich der Bewerber Mühe mit der Präsentation seiner Bewerbungsunterlagen gegeben hat.

Der Lebenslauf

Der Großteil aller Personaler betrachtet zuallererst den Lebenslauf einer Bewerbung. Verständlich, wenn man bedenkt, dass mit nur wenigen Blicken der Werdegang des Kandidaten erfasst werden kann. Diese Faktoren können Sie bei der Bewertung mit einbeziehen:

• Aufbau: Ist der Aufbau und die Aufteilung des Lebenslaufs schlüssig und verständlich? Dieser Punkt kann Ihnen zeigen, ob sich der Kandidat Mühe und Gedanken darüber gemacht hat.

• Schulische Laufbahn: Wann war die Schulzeit des Kandidaten und welchen Abschluss hat er wann gemacht? Mit welcher Note?

• Ausbildung: (Insofern vorhanden) welche Ausbildung oder auch Studium hat der Bewerber absolviert? Gab es einen Abbruch oder Wechsel? Wenn es einen Abschluss gab, mit welcher Note? Gab es Praktika? Welche?

• Arbeitgeber: Wo war der Kandidat zuvor beschäftigt? Bei großen oder kleinen Unternehmen? In der gleichen Branche wie Ihres Unternehmens? 

• Lücken: Gibt es Lücken im Lebenslauf? Das muss nicht unbedingt negativ sein, allerdings bedarf es bei größeren Lücken besser einer Erklärung.

• Häufige Arbeitgeberwechsel: Betrachten Sie, ob es häufige Wechsel im Werdegang des Kandidaten gab. Hat er oft die Unternehmen gewechselt? Wird er womöglich auch nur kurze Zeit bei Ihnen verbleiben? Oder hat er oft die Position im selben Unternehmen gewechselt? Das könnte beispielsweise zeigen, dass er vielfältig einsetzbar ist und geschätzt wird.

• Berufliche Laufbahn: Betrachten Sie die berufliche Laufbahn des Kandidaten. Welche Tätigkeiten hat er zuvor ausgeführt? Wie lange gingen die Arbeitsverhältnisse? Wurde er befördert? Gab es Misserfolge? Gab es Weiterbildungsmaßnahmen, an welchen er fleißig teilnahm? Das wird Ihnen einen Eindruck darüber vermitteln, ob der Kandidat gerne dazu lernt, sich weiterentwickelt und neugierig ist.

Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnisse zeigen Ihnen, wie vorige Arbeitsverhältnisse von vorigen Arbeitgebern bewertet wurden und können Ihnen einen Einblick über das Arbeitsverhalten des Bewerbers zeigen.

• Vorhanden? Sind Arbeitszeugnisse den Bewerbungsunterlagen beigefügt? Wenn nicht, kann das darauf hinweisen, dass etwas nicht stimmt. Jedoch lohnt es sich in diesem Falle, nachzufragen.

• Art des Zeugnisses: Außerdem sollten Sie betrachten, ob einfache oder qualitative Arbeitszeugnisse vorliegen. Einfache Zeugnisse fokussieren mehr die Grundinformationen, wie Beschäftigungszeitraum und Aufgabenbereich während qualitative Zeugnisse die Leistung und auch das Verhalten der Mitarbeiter beurteilen. Das Fehlen eines qualitativen Arbeitszeugnisses könnte auf ein schlechtes Arbeitsverhältnis in der Vergangenheit hinweisen. Jedoch lohnt es sich auch hier, nachzufragen.

• Beurteilung: Natürlich sind Arbeitszeugnisse auch gut, um die Beurteilung voriger Arbeitgeber zu erkennen. Arbeitszeugnisse müssen immer wohlwollend formuliert sein, weshalb es einige Erfahrung brauche kann, um Zeugnisse auf den ersten Blick bewerten zu können. Beispielsweise bezeichnet “Er war stets bemüht” eine schlechte und “Er erfüllte die Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit” eine gute Beurteilung.

Anschreiben

Das Anschreiben ist heute teilweise sehr umstritten. Diverse Argumente sprechen für aber auch gegen diesen Teil der Bewerbung. Haben Sie jedoch ein Anschreiben vor sich liegen, können Sie die folgenden Aspekte beachten:

• Kompetenzen: Über welche Fähigkeiten und auch Persönlichkeitseigenschaften berichtet der Kandidat im Anschreiben? Begründet er das Können dieser glaubhaft?

• Hat er sich über das Unternehmen informiert? Geht er individuell auf Ihr Unternehmen wie auch das Stellenangebot ein? Oder handelt es sich um ein Anschreiben, dass an jeden verschickt werden könnte?

• Motivation: Können Sie durch das Lesen des Anschreibens die Motivation des Kandidaten nachvollziehen? Warum möchte er bei Ihnen arbeiten? Wieso strebt er den Jobwechsel an? Und warum genau will er zu Ihrem Unternehmen?

• Originaltext: Es kann vorkommen, dass Kandidaten Vorlagen aus dem Internet verwenden. Insofern Sie von Ihren Bewerbern Originalität und Mühe wünschen, können Sie Passagen beispielsweise in Google eingeben und überprüfen, ob sich der Text im Internet befindet.

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