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HR-Software im Überblick

22.05.2014 11:59:32

HR-Software ist für jede Personalabteilung – ungeachtet der Größe des Unternehmens – zu einem unersetzlichen Werkzeug geworden. In allen Bereichen des Personalwesens findet sie Verwendung. Dazu gehört u.a die Personalkostenabrechnung, die Zeiterfassung, die Personaleinsatzplanung, das Controlling und das Weiterbildungsmanagement.

Moderne HR-Software bietet eine Vielfalt von Funktionen an, um Personalprozesse weiter zu optimieren.

Heutzutage sind die Aufgaben im HR zu vielfältig und strategisch, als dass man sie wie früher mit Excel oder gar mit Stift und Papier lösen könnte. Dieses Ergebnis liefert die Studie HR-Software-Report 2013, für die das Magazin „personal manager” gemeinsam mit den Netzwerkportalen HRM.at, HRM.de und HRM.ch die Personalfachleute von 138 Unternehmen aus Österreich, Deutschland und der Schweiz befragten.

In den HR-Abteilungen schreitet die Digitalisierung immer weiter voran: 90% der 138 befragten Unternehmen gaben an, dass sie mit HR-Software arbeiten. Das zur Verfügung stehende Budget variiert dabei je nach Unternehmen. Die Spannweite reicht hier von null bis hin zu mehreren Hunderttausend Euro. Die meisten Teilnehmer der Studie bewegten sich in einem Budgetrahmen zwischen 10 000 und 60 000 Euro. Jedes vierte Unternehmen (26%) geht des Weiteren davon aus, den Mitteleinsatz für HR-Software künftig zu steigern.

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HR-Software für welche Prozesse?

HR-Software soll vor allem die operative Personalarbeit effektiver machen. Außerdem sollen Kosten und Zeit gespart werden, damit sich die Personaler mehr auf die strategischen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren können. HR-Software kann in Bereichen wie Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Bewerbermanagement eingesetzt werden; aber auch in Recruiting-Prozessen und Personalauswahl, Mitarbeiterportalen und Selfservice sowie Personalentwicklung, Weiterbildung und Bildungscontrolling gewinnt sie immer mehr an Bedeutung. Personalarbeit 2.0 setzt sich in der Generation Y immer mehr durch, wodurch sich Unternehmen in Zukunft nicht mehr vor der Digitalisierung drücken können werden.

Wünsche an die HR-Software

Gute Auswertungs- und Reportingfunktionen sind für viele Unternehmen von hoher Bedeutung, so die Meinung von 57% der befragten Unternehmen. 54% von ihnen ist es zudem wichtig, dass die Software einfach zu bedienen ist und 52% legen Wert darauf, dass sie zuverlässig funktioniert.
Vor allem soll die HR-Software die Personaler von der Routinearbeit entlasten, so dass gleichzeitig die Qualität gesteigert werden kann, indem, unter anderem, Zeit durch eine effektive Kommunikation mit den bestehenden, aber auch mit potentiellen, zukünftigen Mitarbeitern eingespart werden kann und die benötigten Informationen schnell und bequem durch Knopfdruck erhalten werden können. Personalakten werden digitalisiert und es werden Selfservice-Portale eingerichtet, die benutzerfreundlicher, flexibler und breiter einsetzbar sind.

HR-Software und ihre Effekte

Einer der positiven Effekte der HR-Software ist – neben der Transparenz im Recruiting-Prozess – auch die Zeitersparnis. Die befragten Unternehmen sprachen davon, dass sie bis zu 500 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen. Als Konsequenz dieser enormen Zeitersparnis können Kosten reduziert werden. Laut Angaben der Studienteilnehmer lag diese Kostenreduktion zwischen 5 000 und 100 000 Euro pro Jahr und Unternehmen. Ein weiterer positiver Effekt ist die Verfügbarkeit der Daten: Alle essentiellen Informationen und Daten, die das Unternehmen gerade benötigt, stehen unabhängig von Zeit und Raum zur Verfügung. Dazu zählen Informationen zum potentiellen Kandidaten-Pool, Einsatzpläne für die Personalplanung, Kennzahlen für das Controlling oder aber auch unternehmensinterne Wissensplattformen. Einen hohen Mehrwert finden Softwarelösungen insbesondere beim Thema Zugriffsgeschwindigkeit. Durch die Verwendung einer Software gibt es keine Doppelerfassungen mehr und auch Suchfunktionen werden optimiert.

Durch die Entscheidung für eine HR-Software kann Wissen über potentielle Kandidaten erlangt und zu kompakten HR-Informationen zusammengefasst werden. Darüber hinaus kann die Software in vielen Bereichen des HR eingesetzt werden; dazu gehören Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Bewerbermanagement, aber auch Recruiting-Prozessen und Personalauswahl, Mitarbeiterportale und Selfservice sowie Personalentwicklung, Weiterbildung und Bildungscontrolling. Die dadurch gesammelten Daten können zu jeder Zeit und von jedem Ort aus vom Geschäftsführer oder der Personalabteilung eingesehen werden. Zudem wird die Transparenz bemerkenswert gesteigert und Zeit- und Kostenaufwendungen deutlich gesenkt.

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