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Der Blog rund um Recruiting, Personalmarketing & Employer Branding

Warum die Time-to-Hire eine bedeutende Kennzahl ist

Bei der Suche nach dem passenden Kandidaten ist ein Faktor ganz entscheidend: die Zeit! Zeit ist bekanntlich Geld. Das gilt auch für die Rekrutierung von Vakanzen. Doch was versteckt sich alles hinter der Kennzahl Time-to-Hire? Ist Ihnen bewusst, dass der Erfolg eines Unternehmens einzig und allein von dieser Kennzahl abhängen kann?

In diesem Artikel veranschaulichen wir anhand von vier Beispielen, wie wichtig die Time-to-Hire für das ganze Unternehmen ist. Darüber hinaus geben wir Ihnen für die nächsten internen Diskussionen triftige Argumente und Zahlen an die Hand, die den Stellenwert der Reduzierung der Time-to-Hire zur Priorität machen.

Um sich über alle weiteren Konsequenzen, die mit dem Begriff Time-to-Hire verknüpft sind, bewusst zu werden, ist es zunächst wichtig, sich über die Definition dieser KPI bewusst zu werden.

Was steckt genau hinter dem Begriff „Time-to-Hire”?

Der Begriff “Time-to-Hire” wird in der Literatur unsauber definiert. Unternehmen sprechen meistens von der Besetzungsdauer als Kennzahl. Diese beschreibt aber lediglich den Zeitraum zwischen Beginn der Personalsuche und dem Ende des Rekrutierungsprozesses. In Wirklichkeit umfasst die Time-to-Hire aber einen viel größeren Zeitraum. Sie beginnt nicht erst bei der Personalsuche, sondern schon viel eher: nämlich ab dem Tag, an dem feststeht, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen wird, und dauert bis zur Wiederbesetzung der Stelle durch einen neuen Mitarbeiter. Die Time-to-Hire lässt sich in verschiedene Phasen unterteilen: Vorbereitungsphase, die Phase der Personalsuche und Entscheidungsphase.

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In der nachfolgenden Grafik wird gezeigt, welche Prozesse in den einzelnen Phasen ablaufen:

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Abb.: Prozessphasen in der Time-to-Hire (eigene Darstellung) Wie im ersten Abschnitt schon angesprochen sind neben der Definition dieses Zeitabschnitts, über den man sich bewusst sein sollte, die Kosten, die zu dieser Zeit entstehen für die Recruiting-Abteilung, bzw. fürs ganze Unternehmen von Bedeutung.

Welche Kosten entstehen in der Time-to-Hire?

In der Time-to-Hire entstehen zwei große Kostenblöcke:

  1. Das externe Budget: Diese Kosten entstehen durch die Schaltung von Stellenanzeigen auf diversen Jobbörsen und werden dazu aufgewendet, um Kandidaten zu finden und anzuwerben.
  2. Die Kosten der unbesetzten Stellen: Hierzu zählen all die Kosten, die dem Unternehmen infolge einer unbesetzten Position entstehen. Darunter fallen Umsatzausfälle durch Produktionseinschränkungen oder auch Ausfälle durch fehlende Kundenbetreuung. Dieser Kosteneffekt wird umso größer, je höher der Stellenwert dieser Schlüssel- und Engpassfunktion für das Unternehmen ist.

Meistens wird bei Unternehmen nur das externe Budget, welches für die Suche- und Anwerbung festgelegt wird, in der Time-to-Hire betrachtet. Das ist jedoch unzureichend, denn die anfallenden Opportunitätskosten (= entgangener Nutzen, z.B. Umsatzeinbußen) infolge der unbesetzten Stelle sind um ein Vielfaches höher! Das Budget ist im Vergleich zu den Kosten einer unbesetzten Stelle ein kaum auffallender Kostenfaktor. Die Aufteilung der Umsatzverluste durch eine unbesetzte Stelle im Vergleich zu den Budgetkosten teilt sich wie folgt auf:

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Abb.: Recruiting-Budget gegenübergestellt zu den Kosten einer unbesetzten Stelle Gerade in Schlüsselpositionen und Leitungsfunktionen entstehen dem Unternehmen enorme Kosten durch unbesetzte Stellen, weil hiervon noch weitere Positionen abhängen oder die ganze Produktion betroffen ist. Die Folgen sind je nach Stelle deutlich spürbare Umsatzausfälle, Produktionseinschränkungen und Innovationsverlust. Wenn das Recruiting in diesem Zeitraum versagt und die Zeitspanne der Time-to-Hire immer größer wird, kann dies im schlimmsten Fall sogar zum finanziellen Bankrott eines Unternehmens führen. Um die Kosten während Personalsuche greifbarer zu machen, ziehen wir an dieser Stelle Daten aus der Studie „Betriebswirtschaftliche Effekte familienfreundlicher Maßnahmen” des Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend hinzu. In der Studie wurden auf Grundlange von Controllingdaten aus zehn Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen, betriebswirtschaftliche Effekte im Bezug auf die Kosten der Wiederbeschaffung von Personal evaluiert. In der Studie werden die Kosten für Unternehmen bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter folgendermaßen definiert:

  • Kosten der unbesetzten Stelle: Dazu zählen zum Beispiel Produktionsausfälle durch fehlende Markt- und Kundenbetreuung.
  • Kosten der Anwerbung: Diese sind zum Beispiel Kosten für Anzeigen, Absolventenmessen, etc.

Die Berechnung der Kosten einer vakanten Position für verschiedene Einkommensklassen in den befragten Unternehmen ergaben folgende Durchschnittswerte:

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Die aufgeführten Kosten sind in hohem Maße vom erforderlichen Qualifikationsniveau der gesuchten Person und der Spezifität der Qualitätsanforderungen abhängig. Als externe Faktoren kommen die Enge spezieller Arbeitsmärkte und der Mangel an qualifiziertem Fachpersonal hinzu, welche zu einer singifikanten Erhöhung der Anwerbungskosten führen.Als durchschnittliche Dauer vom Beginn der Suche bis hin zur Einstellung geben die teilnehmenden Unternehmen folgende Durchschnittswerte an: → Untere Einkommensklasse: 1 Monat → Mittlere Einkommensklasse: 2,3 Monate → Obere Einkommensklasse: 4 Monate

Wer gehört zu welcher Einkommensklasse?

Zu der unteren Einkommensklasse gehört beispielsweise die Ausschreibung einer „Friseurin”. Die Suchphase von einem Monat ist hierbei ein realistischer Wert in Relation zum Grad der Qualifikation und der Nachfrage auf dem Arbeitsmarkt. Zur mittleren Einkommensklasse gehören zum Beispiel junge Akademiker. Nach unserer Erfahrung müssen hier bereits zwei Anzeigen mit einer jeweiligen Mindestlaufzeit von jeweils 30 Tagen nacheinander geschaltet werden, um diese Gruppe zu erreichen. Infolgedessen sind mindestens 2,3 Monate alleine für die Suchphase einzuplanen. Im Bereich der oberen Einkommensklasse handelt es sich weitgehend um Fachpersonal mit mehrjähriger Erfahrung. Diese Gruppe der Professionals und Senior Professionals gilt als besonders schwer rekrutierbar, da sie hohe Ansprüche an ihren Job und Arbeitgeber stellt und wegen des passiven Suchverhaltens nur schwer zu erreichen ist. Aus diesem Grund sind die Suchzeiträume hierbei wesentlich größer. Bei diesen Werten ist Vorsicht geboten: Im Allgemeinen ist bei diesen Werten zu beachten, dass noch nicht die Vorbereitungsphase und Entscheidungsphase, sondern lediglich die Such- und Anwerbungsphase berücksichtigt wurden. Die eigentliche Time-to-Hire ist in dem Fall also noch erheblich länger und die Kosten sind somit höher als die genannten Durchschnittswerte. Dazu kommt, dass die Arbeitslosigkeit zum Zeitpunkt der Studie vor neun Jahren um 4,7 Prozent höher war, weshalb aus einem größeren Pool von nach Arbeit suchendem Fachpersonal rekrutiert werden konnte. Heute ist folglich mit einer noch längeren Suchphase (reine Werbephase) zu rechnen.

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Abb.: Zeitabschnitte der Time-to-Hire im Falle einer vakanten Position in der höheren Einkommensklasse (eigene Darstellung)Um die Auswirkungen der Time-to-Hire und die damit verbundenen Kosten einmal praktisch zu veranschaulichen, haben wir Ihnen hier vier Beispiele zusammengefasst. Vielleicht haben Sie bereits ähnliche Erfahrungen gemacht oder haben solche vakanten Positionen in Ihrem Unternehmen:

4 Beispiele, wie die Time-to-Hire und Kosten zusammenhängen

1. Vakante Position im Vertrieb

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Gerade eine vakante Position im Bereich „Vertrieb” trifft ein Unternehmen besonders hart, da diese Abteilung hauptverantwortlich für den kompletten Unternehmensumsatz ist und schon der Verlust einer einzelnen Person starke Auswirkungen auf den Umsatz hat. Wenn hier eine Schlüsselposition nicht besetzt ist, kann das für ein Unternehmen einen Umsatzverlust von 300.000 Euro im Monat und während der Rekrutierungszeit Kosten von mindestens 1.210.500 Euro bedeuten!

Ein Rechenbeispiel: Senior Vertriebsmitarbeiter Maschinenbau-Branche Ein Unternehmen aus der Maschinenbau-Branche mit zehn Vertriebsmitarbeitern macht einen Jahresumsatz von 20 Millionen Euro. Dabei teilt sich das Vertriebsteam in drei Senior-Vertriebsmitarbeiter auf, die 50% des Gesamtumsatzes erbringen, die weiteren sieben erwirtschaften zusammen den Rest des Umsatzes. VerhältnisAngenommen, der beste Senior-Vertriebler mit einem alleinigen Umsatz von 4 Millionen Euro fällt au. Das bedeutet für das gesamte Unternehmen einen monatlichen Umsatzausfall von 300.000 Euro! Dazu kommt ein Ertrag (Wertezuwachs) von 75.000 €, der dem Unternehmen monatlich verloren geht. Die Fixkosten des Unternehmens bleiben unverändert (Personal-Gehälter, Raummieten, Abschreibungen, etc.).Verhältnis

Wenn man jetzt von der oben genannten Suchphase von mindestens 4 Monaten ausgeht (erfahrungsgemäß sind es jedoch häufig 6 Monate), dann entstehen folgende Kosten:

Unbesetzte Stelle: 4 x 300.000 € = 1.200.000 € 

Anwerbungskosten: 1 x 10.500 € = 10.500 €

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Kosten während der Rekrutierungszeit: 1.210.500 € (zzgl. Ertragsverlust in dieser Zeit)

Damit wird deutlich, welches Ausmaß ein einzelner Mitarbeiter in einer Schlüsselposition schon für den Gesamtumsatz des Unternehmens haben kann und zu welcher Kostenentwicklung eine zunehmende Time-to-Hire führt.

2. Vakante Position des Produktionsleiters/ Business Development

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In vielen Unternehmen sind es vor allem Fachkräftepositionen, die schwer zu besetzen sind. Besonders gravierend ist es für ein Unternehmen, wenn die Position des Produktionsleiters für längere Zeit unbesetzt bleibt. Dies kann Auswirkungen bis zu einem Umsatzverlust i.H.v. 830.000 Euro monatlich haben! Während der Rekrutierungszeit sind dies Kosten von mindestens 3,3 Mio. Euro!

Ein Rechenbeispiel: Produktionsleiter Kabelindustrie Ein Unternehmen in der Kabelindustrie beschäftigt 100 Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 10 Mio. Euro. Der Produktionsleiter mit 20 Jahren Berufserfahrung ist der einzige Ingenieur im Unternehmen und ist verantwortlich für die Kabel-Produktion und Produkt-Neuerungen, um diese auf dem Markt wettbewerbsfähig zu halten. Wenn diese Position unbesetzt ist, kann es zum kompletten Stillstand der Produktion kommen. Das zieht einen Ausfall von 20.800 Euro pro Tag nach sich! Dabei hat jedes Unternehmen tägliche Fixkosten, die immer gleich bleiben und nicht schnell geändert werden können (z.B. Gehälter, Kosten für die Produktionsstätte und im produzierenden Gewerbe u.a. Materiallieferungen, die wegen Verträgen mit Zulieferern nicht schnell abgeändert werden). Über einen längeren Zeitraum kann solch ein Produktionsausfall ein kleines Unternehmen ruinieren, indem die laufenden Kosten nicht mehr durch den erzielten Umsatz ausgeglichen werden können! Wenn man jetzt von der oben genannten Suchphase von mindestens 4 Monaten (erfahrungsgemäß sind es aber 6 Monate) ausgeht, dann entstehen folgende Kosten

Unbesetzte Stelle: 4 x 830.000 € = 3.320.000 € 

Anwerbungskosten: 1 x 10.500 € = 10.500 € 

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Kosten während der Rekrutierungszeit: 3.330.500 €

3. Vakante Position Facharzt

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Im Gesundheitswesen ist es die Position des Facharztes, eine hoch spezialisierte Position mit bestimmten Qualifikationen, die sich nur sehr schwer und oftmals mit einer langen Time-to-Hire besetzen lässt. Bei einer unbesetzten Stelle kann hier mit einem reinen Ertragsverlust von bis zu 33.000 Euro pro Monat gerechnet werden! Während der Rekrutierungszeit sind dies Kosten von mindestens 142.500 Euro!

Ein Rechenbeispiel: Facharzt/Radiologe Laut des Statistischen Bundesamtes liegt der Reinertrag eines niedergelassenen Spezialisten, wie dem Radiologen, bei 402.000 Euro pro Jahr. Als Reinertrag bezeichnen die Statistiker die Einnahmen, die einem Arzt nach Abzug aller Kosten für die Arztpraxis übrigbleiben; dazu zählen Personalkosten, Miete, Laborausgaben, Diagnosegeräte, etc. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass besonders in Krankenhäusern Engpässe entstehen, wenn Facharztpositionen für bestimmte Abteilungen zu besetzen sind. Angenommen man rechnet dieses Beispiel des Ausfalls des Facharztes bzw. Radiologen mit den oben genannten Zahlen durch, dann führt eine einzelne unbesetzte Facharztstelle bei 250 Arbeitstagen im Jahr zu einem Ertragsverlust i.H.v. 1.608 Euro täglich. Dazu kommen die laufenden Fix-Kosten für Räumlichkeiten, Personal etc. sowie die Such-/ Anwerbungskosten als Recruiting-Budget, was laut der Studie des Bundesministeriums wiederum pro Monat mindestens 14.400 Euro ausmacht. Dazu ist immer im Gesamtbild zu sehen, dass, sobald eine Fachkraft in einer Abteilung fehlt, die gesamte Produktivität dieser ebenfalls darunter leidet. Im Fall „Krankenhaus” hat dies auch Konsequenzen auf die Außenwahrnehmung. Ein schlechter Ruf als „Krankenhaus ohne kompetentes Fachpersonal” führt zu weniger Patienten, was sich direkt im Umsatz niederschlägt. Wenn man jetzt von der oben genannten Suchphase von mindestens 4 Monaten (erfahrungsgemäß sind es aber 6 Monate) ausgeht, dann entstehen folgende Kosten:

Unbesetzte Stelle: 4x 33.000 € = 132.000 € (Ertragsverlust) 

Anwerbungskosten: 1x 10.500 € = 10.500 € 

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Kosten während der Rekrutierungszeit: 142.500 €  

4. Vakante Position Filialleiter

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Zuletzt wollen wir ein Beispiel aus eigener Erfahrung aufführen: die vakante Position einer “Filialleiterin”, als wichtige Schlüsselposition im Einzelhandel. Alleine das Fehlen einer Filialleitung kann einen Umsatzverlust von 21.700 Euro im Monat ausmachen! Während der Rekrutierungszeit sind dies Kosten von mindestens 97.300 Euro!

Ein Rechenbeispiel: Filialleiterin Sportartikelhersteller (Einzelhandel) Ein Sportartikelhersteller beschäftigt 2.160 Mitarbeiter und erwirtschaftet in seinen 130 deutschlandweiten Filialen einen Jahresumsatz von 180 Mio. Euro. Jede einzelne Filiale erzielt damit einen Umsatzanteil von 1.380.000 Euro im Jahr. Im Einzelhandel ist die Filialleiterin eine Schlüsselposition, wenn es um die Gesamtumsatzquote geht. Ist die Stelle nicht besetzt, führt das zu einem Umsatzverlust um 20 %, also 260.000 Euro jährlich. Hinzu kommen auch in diesem Fall wieder die Such-und Anwerbungskosten. Wenn man jetzt von der oben genannten Suchphase von mindestens 4 Monaten (erfahrungsgemäß sind es aber 6 Monate) ausgeht, dann entstehen folgende Kosten:

Unbesetzte Stelle: 4x   21.700 € = 86.800 € 

Anwerbungskosten: 1x   10.500 € = 10.500 € 

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Kosten während der Rekrutierungszeit: 97.300 €

Bedeutung der Time-to-Hire

Die oben genannten Beispiele machen noch einmal ganz klar, welchen Einfluss die Time-to-Hire auf die Kosten und Verluste eines Unternehmens hat. Eine Reduzierung dieses Zeitraums ist bares Geld, welches im Unternehmen bleibt und wiederum für wirtschaftliches Wachstum und Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit genutzt werden kann. Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource im Unternehmen und Schlüsselpositionen, die nicht schnell besetzt werden können, führen zu gravierenden und betriebswirtschaftlich messbaren Verlusten. Bei kleinen Unternehmen kann eine über einen längeren Zeitraum unbesetzte Schlüsselposition sogar bis zum finanziellen Bankrott führen, wenn aufgrund des Umsatzrückgangs die Fixkosten nicht mehr gedeckt werden können. Diese Beispiele verdeutlichen, wie wichtig die Reduzierung der Time-to-Hire ist und welchen wertvollen wirtschaftlichen Beitrag die Recruiting-Abteilung mit einer Optimierung in diesem Bereich für das gesamte Unternehmen leisten kann.

Was kann man tun um die Time-to-Hire zu reduzieren?

Eine effiziente Weise, die Time-to-Hire zu reduzieren, ist die Bindung von Interessenten an das eigene Unternehmen zu erhöhen und den Aufbau enger Beziehungen zu diesen voranzutreiben. Durch den gezielten Aufbau einer breiten Interessenten-Datenbank können Vakanzen durch Rekrutierung unmittelbar aus diesem Interessentenkreis schnell und effizient besetzt werden.

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