Bei der Suche nach den passenden Kandidaten ist ein Faktor ganz besonders wichtig: die Zeit! Zeit ist bekanntlich Geld. Das gilt auch für die Besetzung offener Stellen. Doch was verbirgt sich alles hinter der Kennzahl Time-to-Hire? Wie lässt sie sich berechnen? Ist Ihnen bewusst, dass der Recruiting-Erfolg Ihres Unternehmens von dieser Kennzahl abhängen kann?
In diesem Artikel veranschaulichen wir anhand von 4 Beispielen, wie wichtig die Time-to-Hire für Ihr gesamtes Unternehmen ist. Darüber hinaus helfen wir Ihnen zu verstehen, dass eine niedrige Time-to-Hire, den Recruiting-Erfolg Ihres Unternehmens erheblich beeinflusst.
Unternehmen sprechen meistens von der Besetzungsdauer als Kennzahl. Diese beschreibt aber lediglich den Zeitraum zwischen Beginn der Personalsuche und dem Ende des Recruiting-Prozesses. In Wirklichkeit umfasst die Time-to-Hire aber einen viel größeren Zeitraum. Sie beginnt nicht erst bei der Personalsuche, sondern schon viel eher: nämlich ab dem Tag, an dem feststeht, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen wird, also wenn Bedarf entsteht, und endet mit der Wiederbesetzung der Stelle durch einen neuen Mitarbeiter.
Die Time-to-Hire lässt sich in verschiedene Phasen unterteilen: Vorbereitung, Personalsuche und Entscheidung.
Screenshot: Zeitabschnitte der Time-to-Hire
Nachfolgende Prozesse nehmen in den einzelnen Phasen ihren Lauf:
Screenshot: Prozessphasen in der Time-to-Hire
In den Prozessen der einzelnen Phasen sind die Kosten, die zu dieser Zeit entstehen, für die Recruiting-Abteilung bzw. für Ihr gesamtes Unternehmen von Bedeutung. Hierbei stehen folgende Kosten an:
Meistens wird bei Unternehmen nur das externe Budget, welches für die Suche und Anwerbung festgelegt wird, in der Time-to-Hire betrachtet. Das ist jedoch unzureichend, denn die anfallenden Opportunitätskosten (= entgangener Nutzen, z.B. Umsatzeinbußen) infolge der unbesetzten Stelle sind um ein Vielfaches höher! Das Budget ist im Vergleich zu den Kosten einer unbesetzten Stelle ein kaum auffallender Kostenfaktor.
Die Aufteilung der Umsatzverluste durch eine unbesetzte Stelle im Vergleich zu den Budgetkosten sieht wie folgt aus:
Screenshot: Recruiting-Budget in Relation zu den Kosten einer unbesetzten Stelle
Gerade in Leitungs- und Führungspositionen entstehen dem Unternehmen enorme Kosten durch unbesetzte Stellen, weil hiervon noch weitere Positionen abhängen oder gar eine ganze Abteilung betroffen ist. Die Folgen sind je nach Stelle deutlich spürbare Umsatzausfälle; Produktionseinschränkungen und Innovationsverluste.
Wenn das Recruiting in diesem Zeitraum versagt und die Zeitspanne der Time-to-Hire immer größer wird, kann dies im schlimmsten Fall sogar zum finanziellen Bankrott eines Unternehmens führen. Um die Kosten während der Personalsuche greifbarer zu machen, ziehen wir an dieser Stelle Daten aus der Studie „Betriebswirtschaftliche Effekte familienfreundlicher Maßnahmen” des Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend hinzu. In der Studie wurden auf Grundlage von Controllingdaten aus zehn Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen, betriebswirtschaftliche Effekte im Bezug auf die Kosten der Wiederbeschaffung von Personal evaluiert. In der Studie werden die Kosten für Unternehmen bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter folgendermaßen definiert:
Die Berechnung der Kosten einer vakanten Position für verschiedene Einkommensklassen in den befragten Unternehmen ergaben folgende Durchschnittswerte:
Quelle: Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend
Die aufgeführten Kosten sind in hohem Maße vom erforderlichen Qualifikationsniveau der gesuchten Person und der Spezifität der Qualitätsanforderungen abhängig. Als externe Faktoren kommen die Enge spezieller Arbeitsmärkte und der Mangel an qualifiziertem Fachpersonal hinzu, welche zu einer signifikanten Erhöhung der Anwerbungskosten führen. Als durchschnittliche Dauer vom Beginn der Suche bis hin zur Einstellung geben die teilnehmenden Unternehmen folgende Durchschnittswerte an:
→ Untere Einkommensklasse: 1 Monat → Mittlere Einkommensklasse: 2,3 Monate → Obere Einkommensklasse: 4 Monate.
Zu der unteren Einkommensklasse gehört beispielsweise die Ausschreibung „Friseur*in”. Die Suchphase von einem Monat ist hierbei ein realistischer Wert in Relation zum Grad der Qualifikation und der Nachfrage auf dem Arbeitsmarkt.
Zur mittleren Einkommensklasse gehören zum Beispiel junge Akademiker*innen. Nach unserer Erfahrung müssen hier bereits zwei Anzeigen mit einer jeweiligen Mindestlaufzeit von 30 Tagen nacheinander geschaltet werden, um diese Gruppe zu erreichen. Infolgedessen sind mindestens 2,3 Monate alleine für die Suchphase einzuplanen.
Im Bereich der oberen Einkommensklasse handelt es sich weitgehend um Fachpersonal mit mehrjähriger Erfahrung. Diese Gruppe der Professionals und Senior Professionals gilt als besonders schwer rekrutierbar, da sie hohe Ansprüche an ihren Job und Arbeitgeber stellt und wegen des passiven Suchverhaltens nur schwer zu erreichen ist. Aus diesem Grund sind die Suchzeiträume hierbei wesentlich größer.
Bei diesen Werten ist Vorsicht geboten: Im Allgemeinen ist bei diesen Werten zu beachten, dass noch nicht die Vorbereitungs- und Entscheidungsphase, sondern lediglich die Such- und Anwerbungsphase der Time-to-Hire berücksichtigt wurden. Die eigentliche Time-to-Hire ist in dem Fall also noch erheblich länger und die Kosten sind somit höher als die genannten Durchschnittswerte. Dazu kommt, dass die Arbeitslosigkeit zum Zeitpunkt der Studie um 5,2 Prozent höher war, weshalb aus einem größeren Pool von arbeitssuchendem Fachpersonal rekrutiert werden konnte. Heute ist folglich mit einer noch längeren Suchphase (reine Werbephase) zu rechnen.
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Screenshot: Zeitabschnitte der Time-to-Hire im Falle einer vakanten Position in der höheren Einkommensklasse
Um die Auswirkungen der Time-to-Hire und die damit verbundenen Kosten einmal praktisch zu veranschaulichen, haben wir Ihnen hier 4 Beispiele zusammengefasst. Vielleicht haben Sie bereits ähnliche Erfahrungen gemacht oder haben solche vakanten Positionen in Ihrem Unternehmen:
Gerade eine vakante Position im Vertrieb trifft ein Unternehmen besonders hart, da diese Abteilung hauptverantwortlich für den Unternehmensumsatz ist und schon der Verlust einer einzelnen Person starke Auswirkungen darauf hat. Wenn hier eine Schlüsselposition nicht besetzt ist, kann das für ein Unternehmen einen Umsatzverlust von 300.000 Euro im Monat und während der Rekrutierungszeit Kosten von mindestens 1.210.500 Euro bedeuten!
Rechenbeispiel: Senior Vertriebsmitarbeiter Maschinenbaubranche
Ein Unternehmen aus der Maschinenbaubranche mit zehn Vertriebsmitarbeitern macht einen Jahresumsatz von 20 Millionen Euro. Dabei teilt sich das Vertriebsteam in drei Senior-Vertriebsmitarbeiter auf, die 50% des Gesamtumsatzes erbringen, die weiteren sieben erwirtschaften zusammen den Rest des Umsatzes. Angenommen, der beste Senior-Vertriebler mit einem alleinigen Umsatz von 4 Millionen Euro fällt aus: Das bedeutet für das gesamte Unternehmen einen monatlichen Umsatzausfall von 300.000 Euro! Dazu kommt ein Ertrag (Wertezuwachs) von 75.000 Euro, der dem Unternehmen monatlich verloren geht. Die Fixkosten des Unternehmens bleiben unverändert (Personal-Gehälter, Raummieten, Abschreibungen, etc.).
Wenn man jetzt von der oben genannten Suchphase von mindestens 4 Monaten ausgeht (erfahrungsgemäß sind es jedoch häufig 6 Monate), dann entstehen folgende Kosten:
Unbesetzte Stelle: 4 x 300.000 € = 1.200.000 €
Anwerbungskosten: 1 x 10.500 € = 10.500 €
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Kosten während der Rekrutierungszeit: 1.210.500 € (zzgl. Ertragsverlust in dieser Zeit)
Damit wird deutlich, welches Ausmaß ein einzelner Mitarbeiter in einer Schlüsselposition schon für den Gesamtumsatz des Unternehmens haben kann und zu welcher Kostenentwicklung eine zunehmende Time-to-Hire führt.
In vielen Unternehmen sind es vor allem die Positionen der Fachkräfte, die schwer zu besetzen sind. Besonders gravierend ist es für ein Unternehmen, wenn die Position des Produktionsleiters für längere Zeit unbesetzt bleibt. Dies kann Auswirkungen bis zu einem Umsatzverlust i.H.v. 830.000 Euro monatlich haben! Während der Rekrutierungszeit sind dies Kosten von mindestens 3,3 Mio. Euro!
Rechenbeispiel: Produktionsleiter Kabelindustrie
Ein Unternehmen in der Kabelindustrie beschäftigt 100 Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 10 Mio. Euro. Der Produktionsleiter mit 20 Jahren Berufserfahrung ist der einzige Ingenieur im Unternehmen und ist verantwortlich für die Kabelproduktion und Produktneuerungen, um diese auf dem Markt wettbewerbsfähig zu halten. Wenn diese Position unbesetzt ist, kann es zum kompletten Stillstand der Produktion kommen. Das zieht einen Ausfall von 20.800 Euro pro Tag nach sich! Dabei hat jedes Unternehmen tägliche Fixkosten, die immer gleich bleiben und nicht schnell geändert werden können (z.B. Gehälter, Kosten für die Produktionsstätte und im produzierenden Gewerbe u.a. Materiallieferungen, die wegen Verträgen mit Zulieferern nicht schnell abgeändert werden). Über einen längeren Zeitraum kann solch ein Produktionsausfall ein kleines Unternehmen ruinieren, indem die laufenden Kosten nicht mehr durch den erzielten Umsatz ausgeglichen werden können!
Wenn man jetzt von der oben genannten Suchphase von mindestens 4 Monaten (erfahrungsgemäß sind es aber 6 Monate) ausgeht, dann entstehen folgende Kosten:
Unbesetzte Stelle: 4 x 830.000 € = 3.320.000 €
Anwerbungskosten: 1 x 10.500 € = 10.500 €
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Kosten während der Rekrutierungszeit: 3.330.500 €
Im Gesundheitswesen ist es die Position des Facharztes, eine hoch spezialisierte Position mit bestimmten Qualifikationen, die sich nur sehr schwer und oftmals mit einer langen Time-to-Hire besetzen lässt. Bei einer unbesetzten Stelle kann hier mit einem reinen Ertragsverlust von bis zu 33.000 Euro pro Monat gerechnet werden! Während der Rekrutierungszeit sind dies Kosten von mindestens 142.500 Euro!
Rechenbeispiel: Facharzt / Radiologe
Laut des statistischen Bundesamtes liegt der Reinertrag eines niedergelassenen Spezialisten, wie dem Radiologen, bei 402.000 Euro pro Jahr. Als Reinertrag bezeichnen die Statistiker die Einnahmen, die einem Arzt nach Abzug aller Kosten für die Arztpraxis übrig bleiben, dazu zählen Personalkosten, Miete, Laborausgaben, Diagnosegeräte, etc. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass besonders in Krankenhäusern Engpässe entstehen, wenn Facharztpositionen für bestimmte Abteilungen zu besetzen sind. Angenommen man rechnet dieses Beispiel des Ausfalls des Facharztes bzw. Radiologen mit den oben genannten Zahlen durch, dann führt eine einzelne unbesetzte Facharztstelle bei 250 Arbeitstagen im Jahr zu einem Ertragsverlust i.H.v. 1.608 Euro täglich. Dazu kommen die laufenden Fixkosten für Räumlichkeiten, Personal etc. sowie die Such-/ Anwerbungskosten als Recruiting-Budget, was laut der Studie des Bundesministeriums wiederum pro Monat mindestens 14.400 Euro ausmacht. Dazu ist immer im Gesamtbild zu sehen, dass, sobald eine Fachkraft in einer Abteilung fehlt, die gesamte Produktivität dieser ebenfalls darunter leidet. Im Fall „Krankenhaus” hat dies auch Konsequenzen auf die Außenwahrnehmung. Ein schlechter Ruf als „Krankenhaus ohne kompetentes Fachpersonal” führt zu weniger Patienten, was sich direkt im Umsatz niederschlägt.
Wenn man jetzt von der oben genannten Suchphase von mindestens 4 Monaten (erfahrungsgemäß sind es aber 6 Monate) ausgeht, dann entstehen folgende Kosten:
Unbesetzte Stelle: 4x 33.000 € = 132.000 € (Ertragsverlust)
Anwerbungskosten: 1x 10.500 € = 10.500 €
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Kosten während der Rekrutierungszeit: 142.500 €
Zuletzt wollen wir ein Beispiel aus eigener Erfahrung aufführen: die vakante Position “Filialleiter*in”, als wichtige Schlüsselposition im Einzelhandel. Alleine das Fehlen einer Filialleitung kann einen Umsatzverlust von 21.700 Euro im Monat ausmachen! Während der Rekrutierungszeit sind dies Kosten von mindestens 97.300 Euro!
Rechenbeispiel: Filialleiterin Sportartikelhersteller (Einzelhandel)
Ein Sportartikelhersteller beschäftigt 2.160 Mitarbeiter und erwirtschaftet in seinen 130 deutschlandweiten Filialen einen Jahresumsatz von 180 Mio. Euro. Jede einzelne Filiale erzielt damit einen Umsatzanteil von 1.380.000 Euro im Jahr. Im Einzelhandel ist die Filialleiter*in eine Schlüsselposition, wenn es um die Gesamtumsatz Quote geht. Ist die Stelle nicht besetzt, führt das zu einem Umsatzverlust um 20 %, also 260.000 Euro jährlich. Hinzu kommen auch in diesem Fall wieder die Such-und Anwerbungskosten.
Wenn man jetzt von der oben genannten Suchphase von mindestens 4 Monaten (erfahrungsgemäß sind es aber 6 Monate) ausgeht, dann entstehen folgende Kosten:
Unbesetzte Stelle: 4x 21.700 € = 86.800 €
Anwerbungskosten: 1x 10.500 € = 10.500 €
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Kosten während der Rekrutierungszeit: 97.300 €
Die oben genannten Beispiele machen noch einmal ganz klar, welchen Einfluss die Time-to-Hire auf die Kosten und Verluste eines Unternehmens hat. Eine Reduzierung dieses Zeitraums ist bares Geld, welches im Unternehmen bleibt und wiederum für wirtschaftliches Wachstum und Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit genutzt werden kann. Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource im Unternehmen und Schlüsselpositionen, die nicht schnell besetzt werden können, führen zu gravierenden und betriebswirtschaftlich messbaren Verlusten. Bei kleinen Unternehmen kann eine über einen längeren Zeitraum unbesetzte Schlüsselposition sogar bis zum finanziellen Bankrott führen, wenn aufgrund des Umsatzrückgangs die Fixkosten nicht mehr gedeckt werden können. Diese Beispiele verdeutlichen, wie wichtig die Reduzierung der Time-to-Hire ist und welchen wertvollen wirtschaftlichen Beitrag die Recruiting-Abteilung mit einer Optimierung in diesem Bereich für das gesamte Unternehmen leisten kann.
Eine effiziente Vorgehensweise, die Time-to-Hire zu reduzieren, ist die Bindung von Interessenten an das eigene Unternehmen zu erhöhen und den Aufbau enger Beziehungen zu diesen voranzutreiben. Durch den gezielten Aufbau einer breiten Interessenten-Datenbank können Vakanzen durch Rekrutierung unmittelbar aus diesem Interessentenkreis schnell und effizient besetzt werden.
Gerne zeigen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie die Erhebung von Kennzahlen und die Aufbereitung in übersichtlichen Reports und Dashboards für Ihr Unternehmen aussehen kann. Hier können Sie eine Demo anfordern.
