Im Interview mit Talention Sales Director Leonardo Beadoy erzählt Janek Möhlmann, Gebietsleiter und Prokurist bei meteor Personaldienste über die Arbeit mit KPIs in der Personaldienstleistung.
Das Interview entstand am 18. Oktober 2023 auf der STAFFINGpro in Wiesbaden.
Leonardo Beadoy: Erstmal Herzlich Willkommen. Danke, dass Ihr heute dabei seid. Heute in unserem Meet Up geht es darum "Erfolgreich im wandelnden Rekrutierungsmarkt - Der Schlüssel zum Erfolg durch KPI-basiertes Arbeiten." Mein Name ist Leonardo Beadoy, Sales Director bei Talention. Und ich bin heute nicht alleine hier - ich habe Janek hier. Janek - magst Du Dich einmal ganz kurz vorstellen?
Janek Möhlmann: Ja gern. Danke fürs anmoderieren. Vielen Dank, dass wir heute da sein dürfen. Mein Name ist Janek Möhlmann von der Firma meteor Personaldienste und ich bin dort als Prokurist tätig und verantworte auch den Bereich Recruiting. Und bin durch die Einladung von Leo heute hier - an der Stelle noch einmal vielen Dank.
Leonardo Beadoy: Janek. Welche KPIs messt ihr und warum? Und was sind die Top 3 KPIs?
Janek Möhlmann: Schwierig die Top 3 zu sagen. Also wir messen, damit wir besser werden. Damit der Rekrutierungs-Funnel explizit gut wird. Die Top 3 sind natürlich der Bewerbereingang einmal, je nach Kampagne. Wir unterscheiden das zwischen Facharbeitern, Fachhelfern und Helfern. Und dann ist natürlich als Zweites die Absage nach Bewerbereingang, wo wir auch schauen müssen "Ok, ist die Rate sehr sehr hoch?" Wir hatten jetzt Monate in Niederlassungen, wo wir um die 50% Absagen hatten. Also wo es vom Recruiting schon in den Vertrieb reingeht. Dann geht es zum Teil auch darum, dass wir wissen, wenn der Mensch zum Interview in die Niederlassung kommt, da haben wir auch einen Einsatz - das messen wir. Und natürlich nochmal die Einstellquote. Versuchen die aber auch so individuell wie möglich zu machen mit 14 Niederlassungen, sodass es auch für jeden attraktiv ist über KPIs gesteuert zu werden.
Leonardo Beadoy: Was empfiehlst Du anderen Personaldienstleistern, worauf muss man achten?
Janek Möhlmann: Also es fängt glaube ich vorher an. Wie ist man aufgestellt im Recruiting? Ist man lokal aufgestellt? Ist man überregional nochmal aufgestellt? Spricht man von einer Sachbearbeitung oder einem echten Recruiter in dem Augenblick? Was ist mein Mediabudget? Was ist auf jeden Fall auszugeben im Mediabudget? Und das man nochmal schaut "Die Niederlassung kann gut Facharbeiter. Die Niederlassung kann gut kaufmännisch, kann gut medical...was auch immer". Das man sich danach ausrichtet. Und das man nicht sagt "Ok meine Stadt, das Recruiting, ist für alle gleich". Sondern es muss Leitplanken geben und dann muss man links und rechts schauen können, was man optimaler umsetzen kann für die Niederlassungen.
Leonardo Beadoy: Manchmal gibt es auch negative Trends. Wie geht ihr damit um? Welche Maßnahmen ergreift ihr?
Janek Möhlmann: Also negative Trends sind immer von außen drauf betrachtet. Als erstes, weil wir so drangehen, dass unsere Kolleginnen und Kollegen in den Niederlassungen sich um unsere Bewerber kümmern. Das ist die Grundaussage, die wir haben. Jetzt ist es so, die Hürden sich zu bewerben sind natürlich relativ gering bei uns. Also müssen wir den Trend ansehen: "Ok, bewirbt sich das richtige Klientel bei uns?" Und dann kann man nochmal schauen "Liegt es daran, dass die Quote nicht optimal ist?" Aber natürlich auch "Haben wir Bewerber, bei denen wir zu lange brauchen, sodass sie auch zum Bewerbungsgespräch in die Niederlassung kommen?" Das heißt wenn da schonmal drei Tage ins Land gehen, oder zwei, bei einem guten Facharbeiter, dann ist der bereits irgendwo unter Vertrag, einfach weil er die Auswahl hat. Wie gehen wir dann vor? Wir haben, durch Euch, das Dashboard. Mein Kollege, der Sascha Weber, leitet das Recruiting, macht die Auswertung und geht proaktiv auf die Niederlassung zu und sagt dann nicht, wenn sie schon mit dem Rücken an der Wand stehen "Mensch, was passiert bei Euch?", sondern, dass wir dann schon direkt draufgehen und sagen "Hey, uns ist aufgefallen, dass..... Ladet doch mal die Leute schneller ein. Hier ist doch ein geeigneter." Ohne Finger-pointing, sondern gemeinschaftlich "Wie kriegen wir eine bessere Procurement Rate hin?" Die Maßnahmen sind persönlicher Natur. Also wir sind viel auf der Straße unterwegs, um in die Niederlassungen zu fahren. Dank Corona gibts auch Teams endlich bei uns im Unternehmen. Also das wir da dann auch nochmal weeklys haben mit den Niederlassungen, um dann entsprechend auch gegensteuern zu können.
Leonardo Beadoy: Welche Arten von KPIs gibt es Deiner Erfahrung nach?
Janek Möhlmann: Schwierig zu beantworten. Weil ich sage, es gibt den menschlichen Faktor, den kannst Du nicht immer bemessen. Und der ist ganz wichtig im Bereich Staffing. Also das ist der Nasenfaktor. Es kann nicht alles über KI gehen. Es kann nicht alles über KPIs gehen. Aber natürlich ist es so, dann man einmal die Einstellung der Menschen hat. Also kommen die freudestrahlend zum Job? Wissen sie, was wir heute zu tun haben? Oder kommen sie ins Büro und sagen "Ok - wir schauen mal was der Tag bringt." Und KPI bei uns ist wirklich was ich gerade sagte die Top 3: Wie viele Bewerber haben wir? Wie viele kommen zum Interview? Und wie viele haben wir ins Hiring gebracht? Damit wir den Funnel im Recruiting dann entsprechend uns anschauen können und verbessern können je Niederlassung.
Leonardo Beadoy: Führten KPIs bereits zu einer Strategieänderung?
Janek Möhlmann: Auch dort: Natürlich, von außen betrachtet eben von unserem Partner, der gerade eine Veränderung hat. Da geht es um Mindestbudgets. Im CPC Volumen Bereich ist es so, dass wir da gerade wieder die Strategie ändern, also unser Setup mit den Partnern mit Euch zusammen. Stand: optimal, alles war gut. Und so war es dann nach 2 Monaten wieder, dass wir entsprechend die Strategie anpassen mussten. Aber klar ist es jetzt gerade, wo die Qualität der Bewerber zum Teil abnimmt, wir aber immer noch sehr viele Jobs haben, die wir zu befüllen haben ist es jetzt gerade, dass wir noch einmal draufschauen. Wo müssen wir näher drankommen? Wo können wir regional unterstützen? Wie können wir schneller werden? Wie können wir die Prozesse optimieren? Und eben auch dort, wo ein Großkundengeschäft ist, wo ein BMS nochmal mit dranhängt, das die Strategie dort ist, dass wir aus den Niederlassungen entfernt haben. Gut gemeint entfernt haben. Wir nehmen nichts weg, sondern wir unterstützen, das die Strategieänderung, das Recruiting überregional an den Sascha Weber übergeben.
Leonardo Beadoy: KPIs ist so ein Thema. Wie sensibilisiert Ihr Euer Team, wenn es um KPIs geht und die Bedeutung von KPIs natürlich?
Janek Möhlmann: Als Familienunternehmen ist es so: "KPIs" sind immer schwierig. Wenn Du englische Konzerne siehst, dann sind KPIs von oben nach unten durchgetaktet, alles gut. Und wir sensibilisieren wirklich im Gespräch. Also es kommt keine Mails "Heute fehlen mir 50 Calls. Heute fehlen mir 50 Bewerbungsgespräche". Sondern es ist in einem Besuch gibt es eine Abfolge, die immer wieder unterschiedlich ist, was wir miteinander besprechen. Und die Schulung ist einfach in dem Sinne von sensibilisieren zu sagen "Hey schau mal, der Facharbeiter hätte da gepasst, der Fachhelfer hätte da nochmal gepasst. Dann wäre das an Umsatz noch einmal gelaufen. Und am Ende hast Du dann auch mehr davon. Die Niederlassung steht sicher da. Du bekommst noch Deinen Bonus. Und Du kannst Dir zu Weihnachten vielleicht noch das 2. Geschenk dazuholen". So ungefähr, weil es jetzt ja auch bald vor der Tür steht. Aber immer über den menschlichen Faktor und wenig mit Tabellen. So wenig wie es geht. Ziel - einfach im 1- to - 1.
Leonardo Beadoy: Vielen Dank für das Interview.
Janek Möhlmann: Danke Dir.
