Warum lohnt es sich für jede HR-Abteilung, über die Anschaffung eines Bewerbermanagementsystems nachzudenken? Talention hat sich zu diesem Thema mit Jennifer Wildschütz, Personalerin bei der Sutter Telefonbuchverlag GmbH, zusammengesetzt. Welche täglichen Herausforderungen zur Anschaffung von Talention führten und welche Vorteile ein Bewerbermanagementsystem im Alltag eines Recruiters mit sich bringt, erfahren Sie hier.
Jennifer Wildschütz, Personalerin bei Sutter Telefonbuchverlag GmbH
Talention: „Guten Tag Frau Wildschütz. Erzählen Sie uns doch zu Beginn etwas über das Unternehmen und über Ihre Rolle, die Sie dort inne haben.”
Wir sind die Sutter Telefonbuchverlag GmbH aus Essen, mit weiteren Standorten in Stuttgart, Potsdam und Detmold. Gemeinsam mit weiteren uns angehörigen Unternehmen präsentieren wir uns unter der Dachmarke Sutter LOCAL MEDIA als Komplettdienstleister für lokales Marketing. Wir beraten kleine und mittelständische Unternehmen individuell in allen Fragen erfolgsorientierter Werbung. Unser Portfolio umfasst reichweitenstarke Verzeichniswerbung z. B. mit Gelbe Seiten, mobilfreundliche Websites, genau wie performance-basiertes Advertising via Google, Facebook & Co.
Ich bin 33 Jahre alt und nun seit 13 Jahren Teil dieses Unternehmens. Ich habe hier bereits meine Ausbildung zur Verlagskauffrau absolviert und konnte anschließend Fuß fassen im Personalwesen. Die Bereiche Ausbildung und Recruiting bilden hier meine Schwerpunkte, im Projektteam zur Einführung eines Bewerbermanagementsystems war ich maßgeblich an der Entscheidung für Talention beteiligt.
Eine der besonderen Herausforderungen lag in der Abstimmung bei neuen Personalbeschaffungsmaßnahmen. Mehrere Fachabteilungen und somit auch Mitarbeiter mussten eingebunden werden, bis eine Stellenausschreibung erstellt und verbreitet werden konnte. Wie man sich sicher vorstellen kann, führte das zu zeitlichen Verzögerungen und machte den Prozess träge und kostspielig.
Der gesamte administrative Aufwand, den eine Stellenbesetzung mit sich bringt, erschwerte den Workflow zusätzlich: Eingegangene Bewerbungen via Mail mussten der entsprechenden Ausschreibung zusortiert werden, die gesamte Korrespondenz zum Bewerber verlief manuell. Auch die Sichtung und der Austausch mit den verantwortlichen Fachvorgesetzten waren insgesamt zu aufwendig.
Als sich die Geschäftsführung für den Ausbau unseres Vertriebsaußendienstes entschied, wurde schnell deutlich, dass wir den Mehraufwand ohne ein passendes Bewerbermanagementsystem nicht stemmen können.
Natürlich hatten wir einen Kriterienkatalog mit vielen Anforderungen, mit Must-haves und einigen Nice-to-have-Punkten. Einen hohen Stellenwert hatte z. B. die Erstellung von Ausschreibungen mit Hilfe von Templates, also Vorlagen, die strukturell und optisch einheitlich sind und mit wenigen Klicks auf die Stellenprofile und -anforderungen angepasst werden können. Auch die automatisierte Einbettung der Ausschreibungen auf unsere Karriereseite war uns wichtig. Anhand dieser und weiterer weitgehend automatisierter Abläufe können wir nun Zeit einsparen und Ressourcen der anderen Fachbereiche wie Grafik schonen. Talention hat die wesentlichen Kriterien auf Anhieb erfüllt. Toll ist, dass uns das Success-Team von Talention auch heute jederzeit unterstützend zur Seite steht.
Der Gesamtprozess konnte mit Talention deutlich verschlankt und vereinfacht werden. Wir sind dadurch immer auf dem neuesten Stand und können mit Hilfe der automatischen und personalisierten Eingangsbescheide unseren Bewerbern ein direktes Feedback zum Bewerbungseingang geben. Die Candidate Journey und -Experience werden hier enorm gefördert und zwar ohne größeren Aufwand von unserer Seite aus.
Ja. Für uns ist es beispielsweise wichtig, mit welchen Endgeräten (Desktop oder Mobil) die Bewerber und potenziellen Kandidaten auf unsere Ausschreibungen zugreifen. So können wir die Zielgruppe besser verstehen und die Optimierung für die einzelnen Kanäle noch schneller vorantreiben.
Wir selbst veranstalten aktuell noch keine Inhouse-Events. Dank einiger Kooperationen mit den Industrie- und Handelskammern und der Bundesagentur für Arbeit sind wir jedoch auf vielen Messen und Speed-Dating-Events regional prominent vertreten.
Jeder spricht vom anstehenden War for Talents. Gefühlt sind wir bereits mittendrin, da der Arbeitsmarkt insbesondere in den Ballungsgebieten nahezu ausgeschöpft ist und der inaktive Bewerbermarkt immer wichtiger wird. Daher sind Themen wie Employer Branding und Active Sourcing wichtige Themen der Zukunft. Wir müssen geeignete Kandidaten ohne konkrete Wechselabsichten auf uns aufmerksam machen und davon überzeugen, dass Sutter LOCAL MEDIA der passende Arbeitgeber für sie ist. Die klassische Taktik, Stellenausschreibungen zu schalten und auf Bewerbungseingänge zu hoffen, verliert dabei zwar an Relevanz, bildet jedoch auch weiterhin einen wichtigen Bestandteil unserer Gesamtstrategie.
Wir sind ebenso davon überzeugt, dass das klassische Bewerbungsanschreiben bald seinen Status quo verliert. Viele Bewerber sind bereits dazu übergegangen, lediglich ihren Lebenslauf einzureichen oder ihr XING-Profil zu verlinken. Der Bewerbungsprozess der Zukunft wird für den Kandidaten mobiler, schneller und einfacher – für uns Personaler aber immer anspruchsvoller.
