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Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

12.08.2018 10:28:00

Da sich in der heutigen modernen Recruiting-Welt ständig so viel verändert, kann es mitunter schwierig sein, über alle Begrifflichkeiten einen guten Überblick zu behalten. Wenn Sie sich gefragt haben, was genau ein Bewerbermanagementsystem oder auch ATS (kurz für Applicant Tracking System) ist, dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Artikel geben wir einen kurzen Überblick darüber, was ein ATS ist und aus welchen wesentlichen Komponenten es bestehen sollte.

Die Definition eines Bewerbermanagementsystems

Ein Bewerbermangementsytsem ist grundsätzlich erst einmal ein Tool zur Verwaltung von Bewerbungen. Es hilft, alle Aspekte des Entscheidungsprozesses für Recruiter zu koordinieren. Dies schließt das Empfangen und Bewerten von Bewerbungen, das Versenden von E-Mails, die Bewertung von Kandidaten, das Versenden von Erinnerungen, Benachrichtigungen an Kollegen und das Speichern von Kandidateninformationen mit ein. Ein ATS sollte das Leben von Recruitern erleichtern, indem es Informationen an einem Ort koordiniert und sammelt. Es soll den Bewerbern auch den Bewerbungsprozess erleichtern, indem sie sich informiert fühlen und die Erfahrungen beim Bewerben als positiv ansehen. 

Darüber hinaus haben die Bewerbermanagementsysteme begonnen, andere Bereiche des Recruiting-Prozesses zu unterstützen, indem sie Funktionen einer Recruiting-Software enthalten. Mit Hilfe von eines Bewerbermanagementystems können so beispielsweise auch Stellenausschreibungen erstellt und veröffentlicht, Analytics durchgeführt, Reichweiten erhöht und Kontakte aufgebaut werden. Während diese Neuerungen Bestandteile eines modernen ATS geworden sind, werden Bewerbemanagementsysteme nach wie vor primär für das Bewerbermanagement eingesetzt.

Recruiting im digitalen Zeitalter

Recruiting hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Ein Beispiel ist hier die Wandlung des Arbeitsmarktes und das Sinken der Arbeitslosenquote in Deutschland von 10% auf 3,5% in den letzten 10 Jahren. Dies bedeutet, dass weniger Kandidaten aktiv nach einer Stelle suchen. Darüber hinaus hat in den letzten Jahren eine starke Digitalisierung stattgefunden. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Recruiting-Prozess an diese Umstände anpassen, und einer der besten Wege, dies zu tun, ist die Verwendung eines ATS mit den Funktionen einer Recruiting Software.

What is an applicant tracking system

Sie sollten Ihren Recruiting-Prozess strategisch so ausrichten, dass Sie sich vom restlichen Wettbewerb differenzieren. Ein ATS mit Recruiting Software Elementen sollte diesen Prozess unterstützen und die folgenden Komponenten beinhalten:

Schlanke Verwaltungsprozesse

Die ultimative Aufgabe eines ATS ist es, den administrativen Prozess des Recruiting-Teams so schlank wie möglich zu gestalten. Indem alle Informationen des Prozesses an einem Ort gespeichert werden, eliminiert ein ATS die Möglichkeit von Doppelarbeit und verhindert, dass Aufgaben aufgrund fehlender Informationen zum Stillstand kommen. Das spart wertvolle Zeit, die genutzt werden kann, um neuen Wachstumsmöglichkeiten zu widmen.

Entscheidungsmanagement

In einem Bewerbermanagementsystem können Sie die gesamte Bewerber-Historie einsehen und eine fundierte Entscheidung treffen, die allen Teammitgliedern zugänglich ist. Die Möglichkeit, die Kommentare, Bewertungen und die Kommunikation des gesamten Teams mit dem Bewerber einzusehen, ermöglicht einen transparenten Entscheidungsprozess. Darüber hinaus wird der gesamte Prozess beschleunigt, so dass Sie keine Kandidaten aufgrund der verstrichenen Zeit verpassen.

Verbesserte und dokumentierte Kommunikation

Mit einem Bewerbermanagementsystem können Sie auf einfache Weise mit Ihren Kollegen kommunizieren und Ihre gesamte Kommunikation an einem Ort für eine spätere Verwendung speichern. Es bedeutet auch, dass jeder im Team die gleichen Informationen besitzt.

Einfache Bewerbungsprozesse

Damit sich viele Kandidaten bei Ihnen bewerben, müssen die Bewerbungsprozesse sehr einfach und klar sein. Passen Sie Ihren Bewerbungsprozess je nach Zielgruppe individuell mit editierbaren Formularen an oder nutzen Sie One-Click-Berwerbungs-Verfahren mit Social Media Daten Anbindung.

Alle Bewerbungen an einem Ort

Indem Sie alle Ihre Bewerbungen in einem Bewerbermanagementsystem speichern, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerbungen verloren gehen oder auf dem Schreibtisch eines Teammitglieds liegen bleibt. Ein solches System erlaubt es Ihnen auch, dass Sie schnell zwischen einzelnen Bewerbungen wechseln, Kandidaten vergleichen und Kommentare hinterlassen können, ohne sich Gedanken über das Verschwinden der Informationen machen zu müssen. Darüber hinaus werden Sie über eventuelle Dubletten informiert.

Einfaches Veröffentlichen

Wählen Sie das passende Stellenportal und veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeige mit wenigen Klicks direkt aus dem System. Neben den klassischen Jobbörsen ermöglicht Ihnen ein Bewerbermanagementsystem mit Recruiting Software Funktionen die einfache Schaltung von Anzeigen auf vielen weiteren Kanälen und auf Social Media.

Erhöhte Reichweite der Stellenanzeigen

Optimieren Sie Ihre Stellenanzeigen, indem Sie Ihre SEO in einem ATS mit Recruiting Software überprüfen. Erst dann werden Ihre Stellenanzeigen optimal auf Jobportalen, in Jobsuchmaschinen und in allgemeinen Suchmaschinen gefunden. Dadurch erweitern Sie Ihre Reichweite ständig und werden von den Bewerbern, die Sie einstellen möchten, gefunden.

Workflows erstellen und Erinnerungen setzen

Das Einrichten von Workflows und Erinnerungen ist für Recruititng Teams mit einem ATS wesentlich einfacher. Es trägt dazu bei, dass alle Aufgaben termingerecht erledigt werden.

Professionelle Stellenübersicht auf Ihrer Karriereseite

Mit einem Bewerbermanagementsystem werden Ihre Stellenanzeigen automatisch in eine Stellenübersicht (Jobliste) auf Ihrer Karriereseite hochgeladen. Sie können Filter für verschiedene Kategorien in der Liste erstellen, wie z.B. Standort oder Berufsfeld. Darüber hinaus können sich Kandidaten, die sich nicht für die jeweilige Ausschreibung interessieren, weitere relevante Positionen anzeigen lassen.

Moderne Stellenanzeigen

Erstellen Sie mit einem ATS ganz einfach moderne Stellenanzeigen, die zu Ihrer Arbeitgebermarke passen. Dies ist ein einfacher Prozess durch die Verwendung vorhandener Best-Practice-Vorlagen, bei denen Sie nur die relevanten Informationen ausfüllen müssen.

CV-Parsing

Ein hilfreiches Feature eines Bewerbermanagemant ist das CV-Parsing. Die Funktion CV-Parsing vereinfacht den Bewerbungsprozess für Bewerber und verbessert die Dateneingabe durch den Recruiter erheblich. Es erspart zeitaufwändiges manuelles Sammeln von Daten und hilft beim präzisen Abgleich, um die geeigneten Kandidaten herauszufiltern.

Datenschutz

Ein wesentlicher Bestandteil eines Bewerbermanagementsystems ist der Datenschutz. Jetzt, da Datenschutzgesetze in den meisten Ländern die Norm sind, ist es unerlässlich, ein ATS zu haben, das den Gesetzen der Länder entspricht, in denen Sie rekrutieren. Ein wesentliches Merkmal ist dabei zum Beispiel die automatische Löschung sensibler Daten.

Talent Pools

Um offene Stellen schnell zu besetzen, ist es wichtig, eine Pipeline von Kandidaten aufzubauen. Durch den Einsatz eines Bewerbermanagementsystems mit einem Talent Pool können Sie Beziehungen zu Ihren Kandidaten pflegen und ein eigenes Network aufbauen, aus dem Sie schnell Stellen besetzen können.

Auswertungen durchführen

Ein ATS mit Recruiting Software Funktionen gibt Ihnen ein tieferes Verständnis darüber, woher Ihre Kandidaten kommen (z.B. Candidate Journey Berichte), welcher Kanal die besten Leistungen erbringt (z.B. Channel Performance Berichte) und ermöglicht einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Verschiedene Rollen und Rechte

Wenn Ihr Team aus mehreren Mitarbeitern mit unterschiedlichen Positionen besteht, können über ein Bewerbermanagementsystem unterschiedliche Rollen im System angelegt werden. Dazu gehören verschiedene Zugriffsebenen und Rechte zur Bearbeitung von Informationen. Dies kann auch hilfreich sein, um Mitarbeiter außerhalb Ihres Teams die Möglichkeit zu geben, Kandidaten einzusehen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, dass Daten geändert werden.

In unserem Beitrag "Der ultimate Guide für Bewerbermanagement" finden Sie weitere Materialien zum Thema Bewerbermanagement.

Talention bietet Ihnen alle Funktionen und Analysen, die Sie benötigen, um Ihre relevanten Kandidatenzielgruppen zu finden, zu begeistern und letztendlich zu motivieren, sich für eine Stelle zu bewerben. Wie dieser Prozess in Ihrem Fall aussehen kann, zeigen wir Ihnen gerne mit einer kostenlosen Demo. Hier können Sie eine kostenlose Demo anfordern.

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